Steuerberater und Mitarbeiter

Offene Ladenkasse und Registrierkassenpflicht ab 01.01.2027
Rechtssicher dokumentieren – Risiken vermeiden – Weichen stellen

Die offene Ladenkasse (OLK) ist trotz fortschreitender Digitalisierung weiterhin zulässig.
Mit der geplanten Registrierkassenpflicht ab 01.01.2027 stehen Unternehmer und Steuerberater jedoch vor erheblichen organisatorischen und rechtlichen Herausforderungen.
Dieses Seminar vermittelt praxisnah, strukturiert und anhand zahlreicher Fallbeispiele, wie Kassen ohne technische Unterstützung rechtssicher geführt werden können, wo die Grenzen der Zulässigkeit liegen und wie der Übergang in eine kassenpflichtige Zukunft optimal vorbereitet wird.

SEMINARINHALT u. a.:

I. OLK mit Einzelaufzeichnungen
1. Steuerliche Ordnungsvorschriften bei händischen Aufzeichnungen
2. Tagesabschluss (Kassenbuch, Kassenbericht oder Kassenbestandsrechnung)
3. Einzel- und Sonderfälle (Friseur & Kosmetik, Gastronomie, Second Hand Shop, u. v. m.)

II. OLK ohne Einzelaufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO)
1. Tatbestandsmerkmale des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO
- Anwendbarkeit auf Warenverkäufe
- Erweiterung auf bestimmte Dienstleistungen
- Vielzahl nicht bekannter Personen
- Erbringung der Leistung gegen Barzahlung – Kartenzahlungsgerät als „Knock-Out“?
- AEAO zu § 146: Was bedeutet „Verzicht auf technische Hilfsmittel“?
- Kritische Betrachtung
2. Erleichterte Trennung der Entgelte (§ 63 Abs. 4 UStDV)
- Antragstellung und Voraussetzungen der Bewilligung
- Folgen der Steuersenkung auf Speisen (7%) in der Gastronomie

III. Kassenberichte & Dokumentation in der Praxis
1. Retrograder Kassenbericht – Berechnungsschema & Formerfordernisse
2. Fallstudie: Dokumentation schwieriger Geschäftsvorfälle im Kassenbericht
3. Punktuelle Verpflichtung zur Führung von Einzelaufzeichnungen (steuerlich/außersteuerlich)
4. Branchen-ABC: Tabelle branchenspezifischer Aufzeichnungs- und Vorlagepflichten
5. Richtige Dokumentation von PE, NE, Geldtransit, Wechselgeld, u. v. m.

IV. Rechnungsstellung & Umsatzsteuer
1. Pflicht zur Rechnungsausstellung aus Sicht des UStG/BGB
2. Mussangaben in papierbasierten (Kleinbetrags-)Rechnungen
3. Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen ab 2027/2028 (B2B)
4. Welche Bewirtungskostenbelege bei OLK noch anerkannt werden (BMF, Rechtsprechung)
5. Matrix: Mindestinhalte von (E-)Rechnungen, Kassenbons und Bewirtungskostenbelegen
6. Trennung der Entgelte in der Gastronomie ab 01.01.2026 (Kombiangebote, Trinkgelder etc.)
7. Kleinunternehmerschaft: Rechtsfolgen bei unterjährigem Überschreiten der Umsatzschwelle

V. Nebeneinander von OLK und elektronischen Aufzeichnungssystemen
1. OLK neben elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Einzelaufzeichnungen
2. OLK neben Waagen – auf die Funktion kommt es an!
3. (Un-)Zulässigkeit von OLK in der Automaten-/Vendingbranche
4. Notbetrieb bei Ausfall elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO

VI. Sonderfälle papierbasierter Kassenführung
1. Mechanische Registrierkassen
2. Geschlossene Ladenkassen (manuelle Automaten, Vertrauenskassen, u. a.)
3. Ausgaben- und Festbestandskassen

VII. Schätzung der Besteuerungsgrundlagen – was ist zu beachten?
1. Schätzungsanlässe – Unterscheidung in formelle, materielle und wesentliche Mängel!
2. Rettungsanker: Freiwillige Aufzeichnungen zur Schätzungsbegrenzung/-vermeidung
3. Chronologische Rechtsprechungsübersicht zu wichtigen Urteilen und Beschlüssen

VIII. Umsetzung des Koalitionsvertrag 2025
1. Ausblick: Registrierkassenpflicht ab 01.01.2027
- Stand des Gesetzgebungsverfahrens
- Das Problem „Zeit“: Registrierkassen brauchen Vorlauf…
- Anschaffung eigeninitiativ oder Aufforderung durch FA?
- Berechnung der Umsatzschwelle (100.000 €)
- Einmaliges Über-/Unterschreiten der Umsatzschwelle (Wechselfälle)
- Rechtsfolgen bei (künstlicher) Aufsplittung eines Betriebs in zwei Unternehmen
- Befreiung von der Registrierkassenpflicht in Sonderfällen?
- Checkliste: Ersteinrichtung von Kassen(systemen) zum 01.01.2027 – Handlungsempfehlungen für ein gelungenes Miteinander von Mandant, Steuerberatung und Kassenfachhandel
2. Schluss mit „Only cash“: Annahmepflicht digitaler Zahlungsmethoden

Das Programm steht unter Vorbehalt gesetzlicher Änderungen (Stand 05.01.2026).

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