Steuerberater und Mitarbeiter

Verfahrensdokumentation zur Elektronischen Rechnung

Digitalisierung ist kein Selbstläufer – sie braucht klare Strukturen, belastbare Prozesse und eine rechtssichere Dokumentation.

Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich rückt ein oft unterschätztes Thema erneut in den Fokus: die Verfahrensdokumentation.

Die Einführung der E-Rechnung ist nämlich mehr als ein technisches Projekt – sie ist ein Organisationsentwicklungsprozess. Ohne eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation drohen steuerliche Risiken, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Unternehmen müssen jetzt handeln, um ihre Prozesse sauber zu definieren und zu dokumentieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Wechsel zur E-Rechnung reibungslos und rechtskonform erfolgt.

Dieses Aussagen gelten aber nicht nur für die E-Rechnung. Je mehr Unternehmer mit Hilfe von sogenannten Vor- und Nebensystemen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten erzeugten, die anschließend zur Erstellung der Buchführung genutzt werden, desto mehr verlagert sich der Schwerpunkt der Prüfer:innen auf die Inhalte und Ordnungsmäßigkeit dieser steuerrelevanter, digital erstellter Buchführungsdaten in den Vor- und Nebensystemen.

In dem Seminar erfahren Sie kurz und prägnant alle wichtigen rechtlichen Grundlagen zum Thema Verfahrensdokumentation.
Die typischen Fragen wie:
- Kann der/die Prüfer:in die Vorlage einer Verfahrensdokumentation aufgrund der GoBD verlangen (rechtliche Grundlagen)?
- Muss der gesamte Geschäftsprozess vom Geschäftsvorfall bis zum Buchungssatz dokumentiert werden?
- Werden zusätzliche Dokumentationserfordernisse für nicht digitale Vorgänge aufgestellt?
- Welche Schätzungsbefugnisse hat der/die Prüfer:in bei Fehlen oder Unvollständigkeit?
- Wie setzt die Finanzverwaltung aktuell die Vorgaben der GoBD um?

Als Arbeitshilfe erhalten Sie abschließend ein Muster einer Verfahrensdokumentation für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang- und ausgang, sowie diverse Praxistipps.

1. Einleitung und historische Entwicklung
- Historie

2. Rechtliche Vorgaben – Begriff, Sinn und Zweck
- Begriff Verfahrensdokumentation
- Sinn und Zweck einer Verfahrensdokumentation

3. Folgen des Fehlens einer Verfahrensdokumentation – Schätzung?
- Allgemeine Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
- Schätzungsbefugnis bei Fehlen oder Unvollständigkeit

4. Prüfung der Finanzverwaltung - aktuell
5. Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation
- Umfang einer Verfahrensdokumentation
- Struktur einer Verfahrensdokumentation
(Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation)
- Modularer Aufbau einer Verfahrensdokumentation

6. Verfahrensdokumentation im Bereich E-Rechnungen
- Beispiel einer Verfahrensdokumentation – elektronischer Rechnungseingang
- Beispiel einer Verfahrensdokumentation – elektronischer Rechnungsausgang

7. Praxistipps
- Mitgeltende Unterlagen – Anlagen zur Verfahrensdokumentation
- Richtigkeit der Verfahrensdokumentation
- Muster für Verfahrensdokumentationen