E-Rechnung, GoBD und Verfahrensdokumentation

E-Rechnung und GoBD: Neue Prozesse müssen nachvollziehbar bleiben

Die GoBD wurden im Zuge der Einführung der E-Rechnung angepasst. Damit ist die E-Rechnung auch aus Sicht der Finanzverwaltung Teil der digitalen Buchführungs- und Aufbewahrungsprozesse.

Für Kanzleien geht es dabei weniger um ein zusätzliches Dokument als um den tatsächlichen Ablauf beim Mandanten. Wenn sich Rechnungseingang, Verarbeitung oder Archivierung verändern, sollte auch geprüft werden, welche Auswirkungen das auf die bestehende Dokumentation hat.

Was verändert die E-Rechnung bei der Aufbewahrung?

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Damit verändert sich auch der Blick auf die Aufbewahrung: Der digitale Datensatz selbst spielt eine zentrale Rolle und kann nicht einfach durch einen Ausdruck ersetzt werden.

Welche Daten im jeweiligen Fall aufzubewahren sind und wie der Prozess ausgestaltet sein sollte, hängt von Format, System und konkretem Ablauf ab.

Verfahrensdokumentation muss zum tatsächlichen Prozess passen

Die Einführung der E-Rechnung kann bestehende Prozesse an mehreren Stellen verändern: vom Eingang oder der Erstellung einer Rechnung über Prüfung und Freigabe bis zur Weiterverarbeitung und Aufbewahrung.

Damit wird auch die Verfahrensdokumentation zum Praxisthema. Entscheidend ist, dass dokumentierter und tatsächlich gelebter Prozess zusammenpassen.

Für Kanzleien ergeben sich daraus Fragen, die gemeinsam mit dem Mandanten betrachtet werden sollten: Welche Systeme sind beteiligt? Wer übernimmt welche Schritte? Wo entstehen Schnittstellen? Und welche Veränderungen müssen nachvollziehbar festgehalten werden?