ARBEITSKREISE
Planung, Organisation, & mehr

Britta Gläßer, Veranstaltungsplanerin, Schwerpunkt Arbeitskreise bei der info-Steuerseminar GmbH, steht uns heute Rede und Antwort und so erfahren Sie alles zu den Arbeitskreisen in Bezug auf die Entstehung und den umfassenden Planungsprozess.

]info-Steuerseminar (nachf. iSt): Liebe Frau Gläßer, Sie sind die absolute Expertin für die Planung, Organisation und der Verwaltung der Arbeitskreise bei der info-Steuerseminar GmbH und blicken auf fast 25 Jahre Berufserfahrung zurück! Wir freuen uns sehr auf das Interview mit Ihnen!
Fangen wir ganz allgemein an: Was ist ein Arbeitskreis bei der info-Steuerseminar GmbH?
■ Britta Gläßer (nachf. Gläßer): Ein Arbeitskreis ist eine Seminarreihe mit 10 festen Terminen pro Jahr: 8 Termine mit aktuellen Steuerthemen und 2 Sonderthemen zur Vertiefung der speziellen Fachkenntnisse. Hervorzuheben ist auch, dass wir die Arbeitskreise speziell für Berufsträger und Fachanwälte für Steuerrecht anbieten und für die Mitarbeitenden in steuerrechtlichen Berufen, ob in Kanzleien oder in der Buchhaltung mittelständiger Unternehmen.

iSt: Das klingt nach einem umfassenden Fortbildungspaket, in dem die  grundlegenden Themen im Steuerrecht abgedeckt sind. Wie ist die info-Steuerseminar GmbH dazu gekommen, diese Art von Seminarreihen anzubieten?
■ Gläßer: Für Steuerberater:innen besteht von jeher ein Gebot der Fortbildung, das sich aus der Pflicht zur gewissenhaften Berufsausübung ableitet und auch in der Berufsordnung festgeschrieben ist.
Die INFO wurde 1988 gegründet. Im Gegensatz zu heute war es damals trotz der gegebenen Notwendigkeit kaum möglich, sich zentral über steuerrechtliche Gesetzesänderungen oder wichtige Vorhaben der Regierung zu informieren.
Unser Gründer Klaus-Reiner Jarosch hat diesen Umstand erkannt und die Arbeitskreise ins Leben gerufen.
Seit 1988 war für Steuerberater:innen im Niederrhein-Kreis eine regelmäßige Fortbildung gewährleistet. Das Ganze in einem festen Rahmen: gleicher Seminarort, gleiche Zeit und auch mit einem festen Kollegen-Kreis.
Weiterbildung und Austausch standen von Anfang im Zentrum der Arbeitskreise.

iSt: Was meinen Sie, was schätzen die Teilnehmer am meisten an den Arbeitskreisen?
■ Gläßer: Die Berufspraktiker:innen kommen zu einem festen Termin monatlich zusammen und ihnen werden die umfassenden Änderungen des Steuerrechts perfekt auf- und vorbereitet präsentiert. Sie können sich darauf verlassen, dass die aktuelle Gesetzgebung, wegweisende Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen von unseren Steuerrechts-Experten vermittelt werden.

iSt: Durch die Vernetzung und Digitalisierung haben Berufsträger:innen und Angestellte bereits so die Möglichkeit sich über Änderungen im Steuerrecht zu informieren. Ist denn unter diesen Umständen eine Teilnahme am Arbeitskreis überhaupt noch sinnvoll?
■ Gläßer: Die Geschwindigkeit der Änderungen im Steuerrecht ist eine große Herausforderung. Mit der Teilnahme am Arbeitskreis erhalten unsere Teilnehmer:
innen die Themen vorsortiert und praxisgerecht aufbereitet. Das ist ein großer Vorteil, um jederzeit praxis- und auch rechtssicher die Mandant:innen zu
beraten.

iSt: Jetzt haben wir viel über die Teilnehmer:innen gesprochen, aber vertiefen wir die Themen Planung und Organisation. Insgesamt bietet die INFO 44 Arbeitskreise
für Steuerberater:innen und Angestellte an, zusätzlich eine große Anzahl an Büro-Arbeitskreisen. Das bedeutet einen erheblichen Planungs- und Verwaltungsaufwand. Wann muss man generell mit der Planung für das nächste Jahr beginnen?
■ Gläßer: Mir fällt spontan „frühzeitig“ ein. Im Endeffekt koordiniere ich über 600 Termine an über 20 verschiedenen Seminarorten und mit mehr als 50 Referenten. Hier sind also Organisation, Fingerspitzengefühl und gutes Timing unabdingbar.
Das Referenten-Team wird bereits Anfang April das erste Mal angeschrieben, um vorab die Verfügbarkeit und Themenvorschläge abzustimmen. Parallel prüfen wir die Seminarorte: Wie ist die allgemeine Situation? Stehen uns alle Seminarorte weiterhin zur Verfügung oder muss ein neuer organisiert werden? Im nächsten Schritt werden die Themen und die entsprechenden Referent:innen final bestimmt.
Jetzt geht es ans Terminieren und Koordinieren. Alle Themen müssen in jedem Arbeitskreis mit den richtigen Referenten platziert werden. Hier ist besondere Vorsicht geboten, dass Dopplungen vermieden werden. Und natürlich sind Sperrzeiten, wie Urlaube, Geburtstage der Kinder oder ähnliches zu beachten. Zusätzlich versuche ich die Entfernung des Vortragenden zum Seminarort
zu berücksichtigen und dass möglichst verschiedene Referent:innen innerhalb eines Arbeitskreises auftreten.
Die Übersicht habe ich in einer großen Excel-Tabelle, die ca. 65 Unterseiten hat. Sobald die erste Planung abgeschlossen ist, werden die Termine mit den Seminarorten und Referent:innen abgestimmt, falls notwendig umgeplant und
zum Teil neu organisiert. Am Ende des Prozesses, erhalten die Teilnehmer:innen Ihre finalen Terminpläne.

iSt: Das ist einem gar nicht bewusst, was für ein Umfang diese Planung hat. Wahnsinn! Hand aufs Herz, was ist das Schlimmste was in der Planungsphase
passieren kann?
■ Gläßer: Es kommt jedes Jahr zu Überraschungen. Ganz aktuell: Ein Veranstaltungsort hat Ende 2023 kurzfristig den Betrieb eingestellt – jetzt war dringend Ersatz nötig! Ein Klassiker ist leider auch, dass Referent:innen, doch nicht vortragen können. Das hat natürlich zumeist persönliche ungeplante Hintergründe, die selbstverständlich immer Vorrang haben. Das erfordert von uns
aber dennoch ein Höchstmaß an Flexibilität, damit jeder sein fertiges Programm rechtzeitig erhält.

iSt: Um es einmal kurz zusammenzufassen: Die Arbeitskreis-Planung ist jedes Jahr ein enormer organisatorischer Kraftakt. Trotzdem sind Sie alljährlich mit
Feuereifer dabei. Was gefällt Ihnen am meisten?
■ Gläßer: Ich verstehe meine Arbeit als großes Puzzle und ich liebe Puzzle. Zum Ende des Jahres, wenn die gesamte Planung steht und alle Teile zusammengeführt
sind, Themen, Referenten-Team, Seminarorte, Teilnehmende und man sieht – es funktioniert! Das ist ein tolles Gefühl, denn es funktioniert ja dann auch ein
ganzes Jahr.