Mit Zeitintelligenz den normalen Kanzlei-Wahnsinn schaffen

Kennen Sie das? Am Ende des Tages stellen Sie fest: Ich habe eine ganze Menge gemacht – nur nicht das was ich mir eigentlich vorgenommen hatte.

Man bräuchte für eine Aufgabe einfach mal 30 Minuten am Stück, aber selten hat man diese ohne eine Unterbrechung. Die Anforderungen sind gestiegen: Man fragt sich, wie man alle Erwartungen (von Kunden, Kollegen, Vorgesetztem, fachliche Anforderungen) unter einen Hut bekommen soll.

Es geht einerseits um klassische Herausforderungen im eigenen Zeitmanagement, bspw. Prioritätensetzung und effektive Planung. Anderseits geht es um die veränderten Herausforderungen der letzten Jahre: Viel mehr Unterbrechungen, gestiegene Erreichbarkeit, Zusatzaufgaben neben dem Tagesgeschäft, höhere Anforderungen, VUCA-Welt und oft einfach mehr Stress als früher. Kein Theorie Bla-Bla, sondern handfeste Lösungen, die schlichtweg funktionieren.

Die Themenbereiche bringen uns fast immer zur Schnittmenge zwischen dem eigenen Selbstmanagement und „den Anderen“, also Aspekten der Zusammenarbeit und Kommunikation. Stichworte: Zusammenarbeit, Schnittstellen, Erwartungen, Klarheit, Drängler, Hinterherlaufen und „Pappenheimer“. Einen Kurz-Film zum Schwerpunkt „Zeitintelligenz“ finden Sie hier.

Herausforderung Nr. 1:
Fremdsteuerung, Unterbrechungen, Störungen

• Wie man trotz Unterbrechungen hochproduktiv bleibt
• Welche Unterbrechungen man vermeiden kann und welche nicht
• Die durchschnittliche Unterbrechungsdauer reduziert
• Den „Filmriss“ nach der Unterbrechung verhindern
• Wie man im „normalen Alltags-Wahnsinn“ souverän bleibt

Herausforderung Nr. 2:
Priorisierung & Aufgabenplanung im schnelllebigen Umfeld

• Aufgabenplanung, die wirklich funktioniert
• Prioritäten fixieren und zugleich flexibel
• Struktur und Überblick über alle Vorgänge behalten
• Weniger Brände löschen müssen
• Stressreduktion, auch in hektischen Situationen

Herausforderung Nr. 3
Die steigende Informationsflut

• Die E-Mail-Flut bändigen
• Outlook als Steuerungszentrale
• Ungeahnte Zeitsparpotenziale am PC

Herausforderung Nr. 4
Die Anderen! Zusammenarbeit wirksam gestalten

• Mehr Klarheit bei Absprachen
• Schnittstellen koordinieren und Missverständnisse vermeiden
• Zusagen-Management und Nein sagen
• Hinterherlaufen vermeiden
• Umgang mit „schwierigen“ Personen